Contabilizar una factura correctamente es esencial para mantener el control financiero de tu empresa. En esta entrada de blog, exploramos los pasos fundamentales para registrar una factura de manera precisa en tu contabilidad, asegurando que tus libros estén actualizados y cumplan con las normativas fiscales. Desde el registro del gasto o ingreso hasta la aplicación del IVA y su conciliación con el balance contable, aprenderás todo lo que necesitas para gestionar tus facturas de forma eficiente y sin errores.

¡Sigue leyendo para descubrir cómo hacerlo correctamente y evitar posibles problemas en el futuro!

Contabilizar una factura: concepto de factura

Una factura es un documento de índole mercantil, en la cual se acredita una operación de compraventa de bienes y servicios, y que además, tiene vinculación legal.

En España todos los empresarios y profesionales tienen la obligación de expedir facturas, además de sus copias correspondientes, por la entrega de bienes y prestación de servicios que realicen con motivo del desarrollo de su actividad. Es común el supuesto de pago anticipado, así que en este caso, también deberá emitirse una factura salvo en las entregas intracomunitarias de bienes exentadas.

Obligación de facturación:

• Cuando el destinatario, sin ser autónomo o empresa, así lo exija para el ejercicio de cualquier derecho con naturaleza fiscal.
• Cuando el destinatario, es decir, tu cliente, sea empresario o profesional.
• Exportaciones de bienes exentas de IVA (se quedarán exentas las realizadas en tiendas libres de impuestos).
• Entregas intracomunitarias de bienes exentas de IVA.
• Cuando el destinatario o cliente sea la Administración Pública o una persona jurídica que no actúe como empresario o profesional.
• Determinadas entregas de bienes objeto de instalación o montaje antes de su puesta a disposición, cuando aquella se realice en el territorio de aplicación del impuesto.
• Ventas a distancia y entregas de bienes objeto de Impuestos Especiales, cuando sean realizadas en el territorio de aplicación del IVA.

Ahora bien, ¿sabías que existen seis supuestos en los cuales los empresarios y profesionales están exentos de emitir facturas?

Contabilizar una factura: exención de obligación de facturación

• Operaciones exentas en virtud del artículo 20 de la Ley 37/1992, de 28 de diciembre, del Impuesto sobre el Valor Añadido, con excepción de las operaciones relacionadas con los servicios sanitarios y de hospitalización, las entregas de bienes inmuebles y las entregas de bienes exentas por no haberse podido deducir el IVA soportado.

→Pulsando en este enlace te dejo el artículo 20 de la Ley 37/1992 completo y detallado.

• Actividades realizadas por empresarios o profesionales cuando sea de aplicación el Régimen especial por Recargo de Equivalencia. No obstante, sí deberá expedirse una factura por la entrega de inmuebles sujetas y no exentas al Impuesto (salvo las efectuadas en ejecución de garantía).
• Las realizadas en el desarrollo de actividades que estén amparadas por el Régimen Simplificado del impuesto, a excepción de la determinación de cuotas devengadas efectuadas en atención del volumen de ingresos. Atención por que sí deberá emitirse por las transmisiones de activos.
• Las que se autoricen por el Departamento de Gestión Tributaria de la Agencia Tributaria en relación con sectores empresariales o profesionales, o en su defecto, empresas determinadas, con el objetivo de evitar perturbaciones en le desarrollo de dichas actividades.
• Para las operaciones que se encuentren acogidas en el Régimen especial de Agricultura, Ganadería y Pesca, sin perjuicio de tener que expedir un recibo («recibo agrícola»), por el reintegro de las compensaciones, si en ese mismo momento se han adquirido los bienes o servicios acogidos en el citado Régimen especial. En todo caso, deberá emitirse una factura por las entregas de inmuebles.
• Las operaciones financieras y de seguros, independientemente de la naturaleza del cliente, salvo para aquellas operaciones sujetas y no exentas que se localicen en el Territorio de Aplicación del Impuesto (Península e Islas Baleares) o en otro Estado Miembro.

Ya sabes los casos en los que deberás expedir una factura, ahora te vamos a explicar como contabilizar una factura correctamente.

En primer lugar, para que la emisión de la factura sea válida, tendrás que incluir lo siguiente:

Contabilizar una factura: datos obligatorios en una factura

• Número, y en su caso, serie, que será correlativa. Recuerda que las facturas rectificativas llevan otra numeración propia.
• Fecha de expedición.
• Nombre y apellidos, razón o denominación social completa, tanto del emisor como del destinatario.
• Número de Identificación Fiscal atribuido por la Administración Tributaria española, o en su caso, por la de otro Estado Miembro de la Unión Europea.
• Domicilio de ambos.
• Descripción de las operaciones, detallando todos los datos necesarios para la determinación de la base imponible del Impuesto y su importe, incluyendo el precio unitario (sin impuesto), además de cualquier descuento que se le añada.
• Tipos impositivos aplicados.
• La cuota tributaria, es decir, el resultado de aplicar el tipo impositivo a la base imponible.
• Fecha en la que se hayan efectuado las operaciones o en su caso, cuando se haya recibido el pago anticipado.
• En las entregas de medios de transporte nuevos, la fecha de la primera puesta en servicio, las distancias recorridas o las horas de navegación hasta la entrega.
• Mención de alguna de las siguientes circunstancias cuando se produzcan: operación exenta, facturación por destinatario, inversión del sujeto pasivo, Régimen especial de Agencias de viajes o Régimen especial de bienes usados.

En segundo lugar, y con la factura completada correctamente, deberás contabilizarla. Esto supone registrar en la contabilidad de tu empresa todas las operaciones que se realizan en función de su actividad, tanto de compras como de ventas, pero se contabilizan por separado en sus libros correspondientes.

Aspectos generales a tener en cuenta al contabilizar una factura:

• La base imponible de la factura se contabilizará en la cuenta de gastos si es una factura de compra, o por lo contrario, en la cuenta de ingresos si es una factura de venta.
• IVA total será soportado en caso de compras o repercutido en caso de ventas.
• Total de la factura que incluiremos en la cuenta de bancos cuando el pago sea al contado, o en las cuentas de proveedores o clientes si están pendientes de pago.
• La fecha del asiento será la misma que la fecha de la emisión de la factura, esto se conoce como Principio de Devengo.

Cuentas contables relacionadas con la correcta contabilización de tus facturas.

Para facturas de compras:

Para facturas de ventas:

No te olvides de verificar la igualdad entre el debe y el haber, respetando el Principio de Partida Doble, para así asegurar el equilibrio contable, además de ayudarte con el control y precisión en todos tus registros.

Contabilizar una factura: facturas electrónicas

Para contabilizar una factura, en 2026 y 2027 se añadirá un nuevo requisito a tus facturas B2B, es decir, cuando emitas una factura a una empresa o a otro autónomo. La factura deberá ser una factura electrónica.

Este tipo de factura cumplirá con unos requisitos electrónicos específicos, como por ejemplo tener un formato estructurado o nuevos plazos de pago a tus proveedores.

Esto solo es una pequeña guía de cosas a tener en cuenta para contabilizar una factura correctamente, pero sería mucho más fácil y simplificado si tuvieras un asesor personal y una facturación automática, ¿verdad?

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