Una inspección de Hacienda puede generar nervios a cualquier empresario, pero con la preparación adecuada, este proceso puede transcurrir sin sobresaltos. Como gestoría especializada en PYMES, en ALLGES sabemos que la clave está en mantener una documentación ordenada y cumplir con las obligaciones fiscales desde el primer día.

¿Qué es una inspección de Hacienda?

La inspección fiscal es un procedimiento mediante el cual la Agencia Tributaria verifica el cumplimiento de las obligaciones fiscales de tu empresa. No es una sanción, sino un derecho de la Administración para comprobar que todo está en orden. Las inspecciones pueden ser programadas (dentro de campañas específicas) o derivadas de indicios de incumplimiento.

Documentación esencial que debes tener preparada

Registros contables obligatorios

Tu empresa debe mantener actualizados los libros de contabilidad exigidos por el Código de Comercio: Libro Diario, Libro de Inventarios y Cuentas Anuales, y Libro Mayor. Estos documentos deben estar legalizados en el Registro Mercantil y conservarse durante al menos seis años.

Documentación fiscal

Prepara todos los documentos relacionados con tus obligaciones tributarias: declaraciones del IVA, retenciones de IRPF, impuesto de sociedades, y cualquier otro tributo aplicable a tu actividad. Incluye también las justificaciones de deducciones aplicadas y los certificados de retenciones.

Facturas y justificantes

Organiza todas las facturas emitidas y recibidas, ordenadas cronológicamente. Cada factura debe cumplir con los requisitos legales: datos del emisor y receptor, fecha, numeración correlativa, descripción de la operación, base imponible, tipo de IVA y cuota correspondiente.

Contratos y acuerdos

Ten disponibles todos los contratos laborales, acuerdos comerciales, contratos de arrendamiento, seguros y cualquier documento que justifique gastos o ingresos de la empresa.

Pasos para prepararte antes de la inspección

1. Revisa la coherencia de tus datos

Verifica que los datos declarados en tus impuestos coincidan con los registros contables. Las discrepancias son uno de los principales focos de atención de los inspectores.

2. Organiza la documentación por períodos

Estructura todos los documentos por ejercicios fiscales y meses. Esto facilitará enormemente el trabajo del inspector y demostrará tu organización empresarial.

3. Prepara un resumen de tu actividad

Elabora un documento que explique claramente tu actividad empresarial, principales clientes, proveedores y cualquier particularidad de tu sector que pueda ser relevante.

4. Revisa las deducciones aplicadas

Asegúrate de que todas las deducciones fiscales aplicadas están correctamente justificadas y documentadas. Los gastos deben estar relacionados con la actividad empresarial y cumplir los requisitos legales.

Durante la inspección: consejos prácticos

Mantén una actitud colaborativa

Los inspectores son funcionarios que cumplen con su trabajo. Mantén una actitud respetuosa y colaborativa, proporcionando la información solicitada de manera clara y ordenada.

Designa un interlocutor

Si tienes empleados, designa a una persona específica para atender al inspector. Esto evitará confusiones y garantizará que la información proporcionada sea coherente.

No proporciones información no solicitada

Responde únicamente a lo que te pregunten. Proporcionar información adicional puede abrir nuevas líneas de investigación innecesarias.

Solicita aclaraciones cuando sea necesario

Si no entiendes alguna pregunta o requerimiento, no dudes en solicitar aclaraciones. Es mejor asegurar que comprendes lo que se te pide.

Derechos y obligaciones durante el proceso

Como empresario, tienes derecho a ser informado sobre el objeto y alcance de la inspección, a solicitar la identificación de los funcionarios actuantes y a ser asistido por un asesor fiscal. También puedes solicitar copias de las diligencias practicadas.

Tus obligaciones incluyen facilitar el acceso a los locales empresariales, proporcionar la documentación requerida y atender los requerimientos en los plazos establecidos.

La importancia del asesoramiento profesional

Contar con una gestoría especializada como ALLGES puede marcar la diferencia durante una inspección de hacienda. Nuestros expertos conocen los procedimientos, pueden acompañarte durante el proceso y ayudarte a preparar toda la documentación necesaria.

Una inspección de Hacienda bien gestionada no solo evita sanciones, sino que puede servir para optimizar tus procesos fiscales futuros. La transparencia y el orden son tus mejores aliados en este proceso.