La transformación digital ha reducido considerablemente el uso de documentos físicos en empresas y despachos profesionales. Facturas, contratos, nóminas, justificantes bancarios y expedientes pueden almacenarse electrónicamente, facilitando su consulta y reduciendo el espacio dedicado al archivo.
Sin embargo, escanear un documento no significa automáticamente que el original pueda destruirse. Para determinar si es legal eliminar los papeles después de escanearlos hay que analizar la naturaleza del documento, su valor probatorio, el plazo durante el cual debe conservarse y las garantías ofrecidas por el sistema de digitalización.
En determinados casos es legal eliminar los papeles después de escanearlos. En otros, resulta aconsejable o incluso obligatorio conservar el original durante un periodo concreto.
También existen documentos que pueden digitalizarse mediante procedimientos especiales que garantizan su autenticidad e integridad. Por eso, antes de eliminar los papeles después de escanearlos, una empresa debe establecer un protocolo documental adecuado.
En esta entrada explicamos cuándo se pueden eliminar los papeles después de escanearlos, qué requisitos debe cumplir la copia digital y cuáles son los documentos que conviene seguir conservando en su formato original.
Digitalizar no es simplemente hacer una fotografía
Escanear consiste en transformar un documento físico en un archivo electrónico. El resultado puede ser un PDF, una imagen u otro formato digital.
Una digitalización básica permite consultar el contenido del documento, pero no siempre acredita:
- Que la copia es completa.
- Que coincide exactamente con el original.
- Que no ha sido modificada.
- Cuándo se realizó la digitalización.
- Quién la realizó.
- Si existían páginas adicionales.
- Si el original contenía firmas, sellos o anotaciones.
- Si el documento continúa siendo legible con el paso del tiempo.
Por eso, la respuesta a si se pueden eliminar los papeles después de escanearlos no depende únicamente de que el contenido pueda verse en una pantalla.
Un escaneo ordinario puede ser suficiente para la gestión interna, pero no necesariamente para sustituir el valor jurídico o probatorio del documento original.
¿Es legal eliminar los papeles después de escanearlos?
Sí, puede ser legal eliminar los papeles después de escanearlos, pero no existe una autorización general aplicable a todos los documentos.
La posibilidad de eliminar los papeles después de escanearlos depende principalmente de:
- La clase de documento.
- La normativa aplicable.
- Su posible utilización como prueba.
- El plazo legal de conservación.
- La calidad y fiabilidad de la digitalización.
- La existencia de firmas manuscritas.
- La necesidad de presentar el original ante una Administración o un tribunal.
- La existencia de un procedimiento de digitalización certificada.
- Las obligaciones fiscales, mercantiles, laborales o contractuales de la empresa.
Antes de eliminar los papeles después de escanearlos debe comprobarse que la copia electrónica puede sustituir válidamente al documento físico.
Además, aunque una norma permita conservar la documentación electrónicamente, puede seguir siendo conveniente mantener determinados originales por prudencia probatoria.
Diferencia entre escaneo ordinario y digitalización certificada
La distinción resulta fundamental para saber si es posible eliminar los papeles después de escanearlos.
Escaneo ordinario
Un escaneo ordinario crea una copia digital del documento, normalmente en formato PDF o imagen.
Este procedimiento puede ser útil para:
- Consultar documentos rápidamente.
- Compartir información.
- Crear copias de seguridad.
- Facilitar el teletrabajo.
- Organizar expedientes.
- Reducir el uso cotidiano del archivo físico.
Sin embargo, el escaneo ordinario no incorpora necesariamente mecanismos que impidan o permitan detectar modificaciones posteriores.
Por tanto, no siempre resulta suficiente para eliminar los papeles después de escanearlos con todas las garantías.
Digitalización certificada
La digitalización certificada es un procedimiento regulado que permite transformar determinados documentos en papel en copias electrónicas que garantizan su fidelidad e integridad.
En el ámbito tributario, la Orden EHA/962/2007 regula la digitalización certificada de facturas y otros documentos sustitutivos. El procedimiento debe realizarse mediante un software homologado y cumplir los requisitos técnicos establecidos. Cuando la digitalización certificada se efectúa correctamente, la norma permite prescindir de los originales en papel. Orden EHA/962/2007 publicada en el BOE
Por este motivo, utilizar digitalización certificada aporta mayor seguridad cuando la empresa pretende eliminar los papeles después de escanearlos.
No debe confundirse un programa de gestión documental con un software homologado para digitalización certificada. Que una aplicación permita almacenar archivos no significa que cumpla automáticamente los requisitos exigidos.
Requisitos de una conservación electrónica segura
Para eliminar los papeles después de escanearlos no basta con guardar un PDF en una carpeta del ordenador.
El sistema de conservación debería garantizar:
- Autenticidad del origen.
- Integridad del contenido.
- Legibilidad durante todo el periodo obligatorio.
- Acceso completo y sin demora injustificada.
- Posibilidad de búsqueda y consulta.
- Trazabilidad de las modificaciones.
- Copias de seguridad.
- Recuperación ante fallos.
- Control de accesos.
- Protección frente a borrados accidentales.
- Conservación de los metadatos relevantes.
- Exportación de los documentos cuando sea necesario.
El Reglamento de facturación permite conservar facturas por medios electrónicos siempre que se garantice la autenticidad de su origen, la integridad de su contenido y su legibilidad. También debe asegurarse el acceso por parte de la Administración tributaria. Real Decreto 1619/2012, Reglamento de facturación
Cumplir estas condiciones resulta esencial para eliminar los papeles después de escanearlos sin debilitar la posición documental de la empresa.
¿Pueden destruirse las facturas en papel?
Las facturas son uno de los documentos que más dudas generan.
Una empresa puede recibir facturas electrónicas y facturas en papel. Si la factura se ha emitido electrónicamente desde su origen, no existe necesariamente un original físico que conservar.
Cuando una factura se recibe en papel, realizar un escaneo ordinario no siempre ofrece las mismas garantías que una digitalización certificada.
Para eliminar los papeles después de escanearlos cuando se trata de facturas, la opción con mayor seguridad tributaria consiste en utilizar un procedimiento de digitalización certificada conforme a la normativa.
Qué debe evitarse
No es recomendable eliminar los papeles después de escanearlos si el proceso consiste únicamente en:
- Hacer una fotografía con el teléfono.
- Guardar un PDF sin controles.
- Subir el archivo a una carpeta compartida.
- Renombrar manualmente el documento.
- Destruir inmediatamente el original.
- Confiar en una única copia.
- Utilizar una aplicación sin verificar sus garantías.
La imagen puede resultar legible, pero eso no acredita por sí solo que sea una reproducción completa, exacta e inalterable.
Facturas nacidas electrónicamente
Las facturas recibidas en formato electrónico deben conservarse en un formato que mantenga su autenticidad, integridad y legibilidad.
Imprimirlas y archivar únicamente el papel puede hacer que se pierdan elementos electrónicos relevantes. Por tanto, la correcta gestión documental no consiste siempre en convertirlo todo a papel ni en eliminar los papeles después de escanearlos, sino en conservar cada documento de forma adecuada a su origen.
Plazos de conservación de facturas y documentación contable
Antes de eliminar los papeles después de escanearlos hay que comprobar cuánto tiempo debe conservarse la documentación.
Plazo tributario general
El plazo general de prescripción tributaria es de cuatro años. Este periodo puede interrumpirse por actuaciones de la Administración o del contribuyente y comenzar de nuevo.
La Ley General Tributaria también obliga a conservar facturas, documentos y justificantes relacionados con obligaciones tributarias durante los plazos correspondientes. Ley 58/2003, General Tributaria
El plazo de cuatro años no significa que todos los documentos puedan destruirse automáticamente cuando se cumple el cuarto aniversario.
Plazo mercantil
El Código de Comercio establece que los empresarios deben conservar libros, correspondencia, documentación y justificantes relacionados con su negocio durante seis años desde el último asiento realizado, salvo que otra norma exija un plazo diferente. Código de Comercio en el BOE
Por tanto, una empresa que valore eliminar los papeles después de escanearlos no debería atender únicamente al plazo tributario de cuatro años.
Operaciones con efectos durante más tiempo
Determinados documentos pueden producir efectos fiscales en ejercicios posteriores. Algunos ejemplos son:
- Facturas de inmovilizado.
- Documentación de amortizaciones.
- Adquisiciones de inmuebles.
- Operaciones con pago aplazado.
- Bases imponibles negativas.
- Deducciones pendientes.
- Subvenciones.
- Préstamos a largo plazo.
- Operaciones vinculadas.
- Bienes sujetos a periodos de regularización del IVA.
En estos casos, eliminar los papeles después de escanearlos exige analizar cuándo termina realmente la necesidad de justificar la operación.
Documentación laboral y de Seguridad Social
Las empresas deben conservar determinados documentos laborales y de Seguridad Social durante los plazos establecidos legalmente.
Entre ellos pueden encontrarse:
- Contratos de trabajo.
- Nóminas.
- Registros salariales.
- Justificantes de pago.
- Documentos de cotización.
- Comunicaciones de altas y bajas.
- Registros de jornada.
- Documentación preventiva.
- Partes de accidentes de trabajo.
- Expedientes disciplinarios.
- Documentación relacionada con bonificaciones.
La normativa sobre infracciones y sanciones en el orden social establece con carácter general una obligación de conservación durante cuatro años para determinada documentación laboral y de Seguridad Social. Texto refundido de la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social
No obstante, algunas obligaciones tienen plazos específicos y ciertas reclamaciones pueden justificar una conservación más prolongada.
Antes de eliminar los papeles después de escanearlos en un expediente laboral deben revisarse también la normativa de prevención de riesgos, las reglas sobre protección de datos y los posibles plazos de reclamación.
Contratos firmados a mano
Los contratos merecen una atención especial.
Un contrato escaneado permite consultar sus cláusulas, pero el original puede tener una importancia probatoria superior si se discute:
- La autenticidad de la firma.
- La identidad del firmante.
- La fecha del documento.
- La incorporación de anexos.
- La existencia de modificaciones.
- La validez del consentimiento.
- El estado físico del documento.
- La posible falsificación.
Por tanto, no suele ser prudente eliminar los papeles después de escanearlos cuando se trata de contratos relevantes firmados manuscritamente y todavía producen efectos.
Algunos ejemplos son:
- Contratos de compraventa.
- Préstamos.
- Reconocimientos de deuda.
- Avales.
- Contratos de arrendamiento.
- Acuerdos entre socios.
- Pactos de confidencialidad.
- Contratos con obligaciones a largo plazo.
- Documentos con firmas legitimadas.
- Acuerdos que podrían acabar en un procedimiento judicial.
La posibilidad de eliminar los papeles después de escanearlos será mayor cuando el contrato haya nacido electrónicamente y se haya firmado mediante un sistema que permita acreditar su autenticidad.
Escrituras, documentos notariales y documentos públicos
No deberían destruirse los documentos notariales o públicos por el simple hecho de disponer de una copia escaneada.
Aunque determinados documentos puedan recuperarse solicitando una copia autorizada, el archivo digital interno no sustituye necesariamente al documento con valor público.
Conviene conservar especialmente:
- Escrituras notariales.
- Poderes.
- Actas notariales.
- Testamentos.
- Documentos con firmas legitimadas.
- Títulos de propiedad.
- Certificados oficiales originales.
- Resoluciones administrativas.
- Documentos inscritos en registros públicos.
- Documentación societaria especialmente relevante.
En estos supuestos, eliminar los papeles después de escanearlos puede provocar costes, retrasos o dificultades probatorias.
La recomendación general es no eliminar los papeles después de escanearlos cuando el documento físico posee características jurídicas que una copia simple no reproduce.
Albaranes, tickets y justificantes
Los albaranes acreditan la entrega de mercancías o la prestación de determinados servicios. Aunque exista una factura posterior, pueden resultar importantes si aparece una disputa sobre:
- La fecha de entrega.
- La cantidad recibida.
- El estado de la mercancía.
- La identidad de la persona receptora.
- Las incidencias comunicadas.
- La conformidad del cliente.
Antes de eliminar los papeles después de escanearlos debe comprobarse si el albarán incorpora una firma, sello o anotación manuscrita relevante.
Los tickets, recibos y justificantes también pueden deteriorarse rápidamente, especialmente cuando están impresos en papel térmico. En estos casos es recomendable digitalizarlos cuanto antes.
Sin embargo, la degradación física del ticket no significa que sea posible eliminar los papeles después de escanearlos mediante cualquier procedimiento. Si el justificante tiene relevancia fiscal, debe conservarse con garantías suficientes.
Documentación bancaria
Los extractos y justificantes bancarios suelen estar disponibles electrónicamente. Cuando el documento procede directamente de la banca electrónica, debe conservarse el archivo descargado y no solamente una captura de pantalla.
En relación con estos documentos, eliminar los papeles después de escanearlos suele presentar menos dificultades si la entidad puede volver a proporcionar el justificante y se conserva una copia electrónica auténtica y accesible.
No obstante, conviene mantener:
- Contratos originales de financiación.
- Pólizas intervenidas.
- Avales.
- Garantías.
- Documentos con firmas manuscritas.
- Comunicaciones bancarias relevantes.
- Justificantes relacionados con litigios.
- Documentación de operaciones a largo plazo.
La decisión de eliminar los papeles después de escanearlos debe considerar la duración del préstamo, la posible comprobación fiscal y los plazos de reclamación.
Prevención del blanqueo de capitales
Los sujetos obligados por la normativa de prevención del blanqueo de capitales deben conservar determinada documentación durante diez años.
Esta obligación puede afectar, entre otros, a entidades financieras, aseguradoras, determinados profesionales, promotores inmobiliarios, asesores y otros sujetos incluidos en la ley.
La Ley 10/2010 permite conservar copias de documentos identificativos en soportes ópticos, magnéticos o electrónicos que garanticen su integridad, correcta lectura, imposibilidad de manipulación y adecuada conservación y localización. Ley 10/2010 de prevención del blanqueo de capitales
En este ámbito, eliminar los papeles después de escanearlos requiere aplicar procedimientos técnicos y organizativos especialmente rigurosos.
No debería adoptarse la decisión de eliminar los papeles después de escanearlos sin comprobar previamente si la empresa tiene la condición de sujeto obligado.
Protección de datos personales
Conservar documentos indefinidamente tampoco es una práctica adecuada.
La normativa de protección de datos exige que la información personal se mantenga únicamente durante el tiempo necesario para la finalidad que justificó su tratamiento, sin perjuicio de los plazos legales y del bloqueo que pueda corresponder.
Por ello, una empresa debe encontrar un equilibrio entre:
- No destruir documentos antes de tiempo.
- No conservar información personal indefinidamente.
- Limitar el acceso a los expedientes.
- Aplicar plazos de supresión.
- Bloquear los datos cuando exista una responsabilidad pendiente.
- Destruir los soportes de manera segura.
Desde esta perspectiva, eliminar los papeles después de escanearlos puede reducir riesgos si la copia electrónica es válida, está protegida y el papel se destruye de forma confidencial.
Pero eliminar los papeles después de escanearlos no debe traducirse en mantener archivos digitales ilimitados, duplicados y sin control.
Cómo destruir correctamente el papel
Cuando se haya confirmado que es posible eliminar los papeles después de escanearlos, la destrucción debe realizarse de manera segura.
No es aconsejable depositar documentos completos en una papelera convencional si contienen:
- Datos personales.
- Información bancaria.
- Nóminas.
- Direcciones.
- Firmas.
- Números de identificación.
- Información médica.
- Datos de clientes.
- Secretos empresariales.
- Información contractual.
La empresa puede utilizar destructoras de corte cruzado o contratar un servicio especializado de destrucción confidencial.
Si interviene un proveedor externo, deben revisarse sus medidas de seguridad y, cuando corresponda, formalizarse las obligaciones relativas al tratamiento de datos personales.
También es conveniente obtener un certificado de destrucción. Este documento permite acreditar qué material se retiró, cuándo se destruyó y quién realizó el servicio.
Por tanto, eliminar los papeles después de escanearlos incluye tanto validar la copia digital como destruir el soporte físico de forma segura.
Riesgos de destruir los originales demasiado pronto
La decisión de eliminar los papeles después de escanearlos puede generar problemas si se adopta sin un análisis previo.
Pérdida de valor probatorio
Una copia simple puede ser impugnada en un procedimiento judicial. Si no existe el original, puede resultar más difícil demostrar la autenticidad de una firma o el contenido íntegro del documento.
Rechazo en una comprobación
La Administración puede solicitar documentación que acredite una operación. Un archivo incompleto, ilegible o alterado puede no ser suficiente.
Archivos corruptos
Un disco duro puede averiarse y una carpeta en la nube puede borrarse. El archivo digital necesita copias de seguridad y mecanismos de recuperación.
Formatos obsoletos
La documentación debe continuar siendo legible durante todo el plazo de conservación. No basta con que pueda abrirse el día en que se escanea.
Digitalización incompleta
Pueden faltar páginas, reversos, anexos, sellos o anotaciones.
Accesos no autorizados
Centralizar documentos digitalizados facilita la consulta, pero también puede aumentar el impacto de un acceso indebido.
Estos riesgos no impiden eliminar los papeles después de escanearlos, pero obligan a implantar controles.
Protocolo para eliminar los papeles después de escanearlos
Una empresa debería documentar el procedimiento que seguirá antes de destruir originales.
1. Clasificar los documentos
Debe distinguirse entre:
- Facturas.
- Documentación contable.
- Contratos.
- Documentos laborales.
- Escrituras.
- Expedientes de clientes.
- Justificantes bancarios.
- Documentación administrativa.
- Documentos sometidos a obligaciones especiales.
Clasificar correctamente es el primer paso para eliminar los papeles después de escanearlos.
2. Identificar la normativa aplicable
Cada categoría puede estar sometida a plazos y requisitos diferentes.
No debe aplicarse una misma política para eliminar los papeles después de escanearlos a toda la documentación de la empresa.
3. Determinar el plazo de conservación
El plazo debe calcularse teniendo en cuenta interrupciones, obligaciones mercantiles, efectos fiscales futuros y posibles reclamaciones.
4. Seleccionar el sistema de digitalización
Cuando se trate de facturas en papel que se pretenden destruir, debe valorarse el uso de digitalización certificada mediante software homologado.
Elegir el sistema adecuado permite eliminar los papeles después de escanearlos con mayores garantías.
5. Comprobar cada archivo
Debe verificarse que:
- Se han escaneado todas las páginas.
- El texto es legible.
- Aparecen las firmas y sellos.
- No faltan reversos.
- La orientación es correcta.
- El documento está completo.
- El archivo no está corrupto.
- La información se ha indexado correctamente.
No se deben eliminar los papeles después de escanearlos hasta finalizar esta comprobación.
6. Aplicar controles de integridad
Pueden emplearse firmas electrónicas, sellos de tiempo, huellas digitales y registros de auditoría, según la solución utilizada.
7. Crear copias de seguridad
Debería existir más de una copia y, preferiblemente, alguna de ellas debería estar separada del sistema principal.
Eliminar los papeles después de escanearlos sin contar con copias de seguridad aumenta considerablemente el riesgo.
8. Controlar los accesos
Cada trabajador debería acceder únicamente a la documentación necesaria para sus funciones.
9. Autorizar la destrucción
La destrucción no debería depender de decisiones individuales. Conviene establecer responsables y dejar constancia de la autorización.
10. Registrar la eliminación
Un registro puede identificar:
- Tipo de documento.
- Periodo al que corresponde.
- Fecha de digitalización.
- Sistema utilizado.
- Persona responsable.
- Fecha de destrucción.
- Método de destrucción.
- Incidencias detectadas.
Este registro refuerza el procedimiento para eliminar los papeles después de escanearlos.
Documentos que generalmente conviene conservar en original
Aunque cada caso debe analizarse individualmente, suele resultar prudente no eliminar los papeles después de escanearlos cuando se trate de:
- Escrituras y documentos notariales.
- Poderes vigentes.
- Contratos con firmas manuscritas y obligaciones pendientes.
- Reconocimientos de deuda.
- Avales y garantías.
- Documentos que puedan ser objeto de peritaje.
- Títulos de propiedad.
- Certificados originales difíciles de reproducir.
- Documentación relacionada con litigios.
- Documentos exigidos expresamente en formato original.
- Testamentos y documentos sucesorios.
- Pólizas intervenidas.
- Acuerdos societarios relevantes.
- Documentación con valor histórico para la empresa.
En estas situaciones, eliminar los papeles después de escanearlos puede ocasionar una pérdida de evidencia difícil de reparar.
Documentos que pueden gestionarse digitalmente con mayor facilidad
Puede resultar más sencillo eliminar los papeles después de escanearlos cuando:
- El documento nació electrónicamente.
- Existe firma electrónica verificable.
- Puede descargarse nuevamente desde una sede oficial.
- No contiene firmas manuscritas relevantes.
- Su plazo legal de conservación ha terminado.
- La copia digital se ha generado mediante un procedimiento válido.
- No existe una reclamación o comprobación pendiente.
- La documentación carece de valor probatorio especial.
- La empresa dispone de copias de seguridad.
- La eliminación ha sido autorizada conforme al protocolo interno.
Incluso en estos casos debe revisarse la situación concreta antes de eliminar los papeles después de escanearlos.
Cómo organizar el archivo digital
Un archivo digital fiable debe permitir encontrar rápidamente cualquier documento.
Puede utilizarse una estructura basada en:
- Ejercicio.
- Tipo de documento.
- Cliente o proveedor.
- Número de factura.
- Fecha.
- Departamento.
- Expediente.
- Estado del documento.
- Plazo de conservación.
Los nombres de los archivos deben seguir un criterio uniforme. Por ejemplo:
2026-09-15_Proveedor_NumeroFactura_Importe.pdf
También es recomendable establecer:
- Un calendario de conservación.
- Alertas de revisión.
- Permisos por usuario.
- Copias automáticas.
- Registros de actividad.
- Procedimientos de recuperación.
- Revisiones periódicas de legibilidad.
Una buena organización es imprescindible para eliminar los papeles después de escanearlos sin perder el control documental.
Errores frecuentes
Pensar que cualquier PDF sustituye al original
Un PDF puede ser únicamente una copia simple. Este error lleva a eliminar los papeles después de escanearlos sin verificar su valor.
Destruir los documentos inmediatamente
Conviene establecer un periodo de comprobación antes de autorizar la destrucción.
Guardar una única copia
Una avería o un error humano puede provocar la pérdida completa del archivo.
No escanear los reversos
Algunos documentos contienen condiciones, sellos o anotaciones en la parte posterior.
Olvidar los plazos mercantiles
Atender exclusivamente a los cuatro años tributarios puede provocar la eliminación anticipada de documentación que debe conservarse durante seis años.
No tener en cuenta efectos fiscales posteriores
Una factura antigua puede seguir siendo necesaria para justificar una amortización, una deducción o el valor de adquisición de un bien.
Destruir contratos vigentes
No debería procederse a eliminar los papeles después de escanearlos si el contrato continúa produciendo efectos y el original puede ser relevante.
No controlar al proveedor tecnológico
La empresa sigue siendo responsable de su documentación aunque utilice un programa externo o un servicio en la nube.
Tirar los documentos sin destruirlos
La documentación confidencial debe eliminarse mediante un sistema seguro.
Ventajas de una digitalización correctamente implantada
Cuando se realiza adecuadamente, eliminar los papeles después de escanearlos puede aportar ventajas importantes:
- Reducción del espacio de archivo.
- Acceso más rápido.
- Menor riesgo de deterioro físico.
- Posibilidad de realizar búsquedas.
- Mejora del trabajo a distancia.
- Mayor facilidad para compartir expedientes.
- Automatización contable.
- Reducción de duplicados.
- Aplicación ordenada de plazos de conservación.
- Mayor control de accesos.
- Recuperación mediante copias de seguridad.
La finalidad no debe ser simplemente eliminar los papeles después de escanearlos, sino implantar un sistema documental más seguro y eficiente.
Conclusión
Es legal eliminar los papeles después de escanearlos cuando la normativa permite la conservación electrónica y el procedimiento utilizado garantiza adecuadamente la autenticidad, integridad, legibilidad y disponibilidad del documento.
No obstante, un escaneo ordinario no siempre sustituye al original. En el caso de las facturas en papel, la digitalización certificada ofrece la vía regulada para destruir los originales con mayor seguridad tributaria.
Antes de eliminar los papeles después de escanearlos deben revisarse los plazos tributarios, mercantiles, laborales y sectoriales. También hay que tener en cuenta el valor probatorio del original y la existencia de posibles reclamaciones.
Los contratos con firmas manuscritas, escrituras, poderes, avales y documentos públicos requieren especial prudencia. En muchos de estos casos no resulta recomendable eliminar los papeles después de escanearlos.
La empresa debe contar con una política documental que regule la digitalización, validación, conservación, acceso, copia de seguridad y destrucción confidencial.
En Allges ayudamos a autónomos y empresas a revisar sus obligaciones fiscales, contables, laborales y documentales. Antes de eliminar los papeles después de escanearlos, conviene analizar cada categoría documental y establecer un procedimiento adaptado a las características del negocio.
FAQ´s
¿Se pueden eliminar los papeles después de escanearlos?
Sí, se pueden eliminar los papeles después de escanearlos cuando no sea obligatorio conservar el original y la copia electrónica cumpla los requisitos aplicables.
¿Una fotografía hecha con el móvil permite destruir una factura?
No necesariamente. Para eliminar los papeles después de escanearlos en el ámbito de las facturas en papel, la digitalización certificada mediante un sistema homologado aporta las garantías previstas específicamente por la normativa tributaria.
¿Cuánto tiempo deben conservarse las facturas?
Con carácter general deben considerarse el plazo tributario de cuatro años y el plazo mercantil de seis años. Determinadas operaciones pueden exigir una conservación más prolongada.
¿Puedo destruir un contrato después de digitalizarlo?
Depende de su importancia, vigencia y forma de firma. No suele ser recomendable eliminar los papeles después de escanearlos si el contrato tiene una firma manuscrita, sigue vigente o puede generar una disputa.
¿Debo conservar las escrituras originales?
Sí, resulta recomendable conservarlas. Una copia escaneada no equivale necesariamente a una copia autorizada notarial.
¿Las nóminas pueden conservarse digitalmente?
Pueden gestionarse electrónicamente si se garantiza su disponibilidad, integridad y legibilidad. Antes de eliminar los papeles después de escanearlos deben comprobarse los plazos laborales y la posible existencia de reclamaciones.
¿Puedo guardar los documentos solamente en la nube?
Es posible utilizar servicios en la nube, pero deben existir medidas de seguridad, control de accesos, copias de respaldo y mecanismos para recuperar y exportar la información.
¿Qué ocurre si Hacienda solicita el original?
La empresa deberá aportar documentación suficiente para justificar la operación. Haber decidido eliminar los papeles después de escanearlos mediante un sistema inadecuado puede dificultar la prueba.
¿Hay que destruir de forma segura los originales?
Sí. Cuando contienen datos personales o información confidencial, deben utilizarse destructoras adecuadas o servicios especializados.
¿Es obligatorio utilizar digitalización certificada para cualquier documento?
No. La necesidad depende del tipo de documento y de la finalidad de la copia. Sin embargo, es especialmente relevante para eliminar los papeles después de escanearlos cuando se trate de facturas originales en papel.
