Si eres autónomo o tienes una pequeña empresa, seguramente te has encontrado con situaciones donde un cliente te pide un presupuesto formal antes de confirmar una compra, o necesitas enviar mercancía al extranjero y te solicitan documentación específica. En estos casos, la factura proforma se convierte en tu mejor aliada.

Pero, ¿sabes realmente qué es y cuándo debes utilizarla? Te lo explicamos de forma sencilla y práctica.

¿Qué es exactamente una factura proforma?

Una factura de presupuesto es un documento comercial que simula una factura real, pero sin valor fiscal ni contable. Piénsalo como un «borrador» de factura que presenta los mismos datos que tendría una factura definitiva: productos o servicios, cantidades, precios, impuestos y condiciones de pago.

La diferencia clave está en que no genera obligaciones fiscales para ninguna de las partes. Es decir, ni tú como emisor tienes que declararla en tus libros contables, ni tu cliente debe registrarla como gasto deducible.

¿Para qué sirve una factura proforma?

1. Presupuestos formales y negociaciones

Cuando un cliente necesita un presupuesto detallado para tomar una decisión de compra, la factura previa es perfecta. Le permite ver exactamente cuánto pagará, incluyendo impuestos y gastos adicionales, antes de comprometerse.

Es especialmente útil en sectores como la construcción, donde los proyectos requieren aprobación previa, o en servicios profesionales donde el cliente necesita autorización interna para el gasto.

2. Operaciones de comercio internacional

En el comercio exterior, la factura proforma es prácticamente imprescindible. Los importadores la necesitan para:

• Solicitar licencias de importación
• Gestionar cartas de crédito en bancos
• Calcular aranceles y tasas aduaneras
• Obtener autorizaciones previas

3. Control de inventario y planificación

Para empresas que manejan stock, emitir facturas de estimación les ayuda a reservar mercancía mientras el cliente confirma su pedido. Esto evita problemas de disponibilidad y mejora la planificación de la producción.

4. Facilitar procesos administrativos del cliente

Muchas empresas, especialmente las grandes corporaciones, necesitan documentación formal para sus procesos internos de aprobación de gastos. La factura proforma les proporciona toda la información necesaria sin generar compromisos contables prematuros.

Elementos que debe contener una factura proforma

Para que sea efectiva, tu factura proforma debe incluir:

Datos del emisor:

• Nombre o razón social
• NIF o CIF
• Dirección completa
• Datos de contacto

Datos del destinatario:

• Nombre o razón social del cliente
• NIF o CIF (si lo tienes)
• Dirección de facturación

Información del documento:

• Numeración consecutiva (recomendable)
• Fecha de emisión
• Indicación clara de «FACTURA PROFORMA»
• Validez del presupuesto

Detalle de productos o servicios:

• Descripción detallada
• Cantidad
• Precio unitario
• Importe total
• IVA aplicable
• Total general

Condiciones comerciales:

• Forma de pago
• Plazo de entrega
• Condiciones especiales
• Validez de la oferta

Diferencias clave con otros documentos

Factura proforma vs. Presupuesto

Aunque ambos sirven para informar precios, la factura proforma tiene un formato más formal y detallado, similar a una factura real. El presupuesto suele ser más simple y puede no incluir todos los datos fiscales.

Factura proforma vs. Factura definitiva

La factura definitiva tiene valor legal y fiscal, debe registrarse contablemente y genera obligaciones tributarias. La proforma es solo informativa y no tiene efectos contables.

Factura proforma vs. Albarán

El albarán documenta la entrega de mercancía, mientras que la factura proforma es previa a cualquier transacción y sirve para informar condiciones comerciales.

Ventajas de usar facturas proforma

Aspectos legales y fiscales importantes

Es fundamental que marques claramente el documento como «FACTURA PROFORMA» para evitar confusiones. Aunque no tiene valor fiscal, debe ser veraz en cuanto a precios e información comercial.

Si finalmente se realiza la operación, deberás emitir la factura definitiva correspondiente, que sí tendrá efectos fiscales y contables.

Consejos prácticos para su uso

1️⃣Establece un plazo de validez para evitar problemas con cambios de precios o condiciones

2️⃣Numera consecutivamente tus facturas proforma para mejor control

3️⃣Incluye condiciones claras sobre qué ocurre si el cliente acepta la propuesta

4️⃣Guarda copias de todas las proformas emitidas

5️⃣Utiliza un diseño profesional que refleje la imagen de tu empresa

Conclusión

La factura proforma es una herramienta comercial valiosa que puede mejorar significativamente tus relaciones comerciales y procesos de venta. Su uso adecuado te permitirá ser más profesional, evitar malentendidos y facilitar las decisiones de compra de tus clientes.

Recuerda que, aunque no tenga valor fiscal, debe ser precisa y profesional. Una buena factura proforma puede ser la diferencia entre cerrar o perder una venta importante.