Si eres autónomo o tienes una pyme, seguramente has oído hablar de Verifactu. Este nuevo sistema de la Agencia Tributaria está generando muchas dudas entre empresarios y profesionales. En este artículo te explicamos todo lo que necesitas saber para cumplir con esta obligación sin complicaciones.
¿Qué es verifactu?
Verifactu es el nuevo sistema de verificación de facturas que la Agencia Tributaria ha implementado para combatir el fraude fiscal. Se trata de un reglamento que establece requisitos técnicos específicos para los programas informáticos de facturación que utilizan autónomos, empresas y profesionales.
El objetivo principal es garantizar la integridad, conservación, accesibilidad y trazabilidad de los registros de facturación, evitando que se puedan manipular o eliminar facturas una vez emitidas. En otras palabras, Hacienda quiere asegurarse de que todas las facturas que generas queden registradas de forma inalterable.
Marco legal: ¿Qué dice la normativa?
Verifactu se regula mediante el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación, aprobado por Real Decreto. Este reglamento modifica los requisitos que deben cumplir los sistemas informáticos de facturación.
La normativa establece dos modalidades principales:
Sistema verifactu
Los programas de facturación deben incorporar funcionalidades que garanticen la integridad y trazabilidad de las facturas mediante códigos QR y huellas digitales.
Suministro Inmediato de Información (SII)
Para empresas de mayor volumen que ya están obligadas al SII, este sistema continúa siendo válido.
¿Quién está obligado a usar verifactu?
Aquí viene una de las preguntas más importantes. Están obligados a cumplir con Verifactu:
- Autónomos y empresas que utilicen programas informáticos o aplicaciones para la facturación
- Profesionales que emitan facturas a través de sistemas electrónicos
- Pymes que no estén acogidas al Suministro Inmediato de Información
Importante: Si emites tus facturas de forma completamente manual (escribiendo a mano o con procesadores de texto sin funciones de facturación), no estarías obligado. Sin embargo, esto es poco práctico en la actualidad.
¿Cuándo entra en vigor?
La implementación de Verifactu se ha establecido de forma progresiva:
- Julio 2025: Fecha límite inicial para la adaptación de sistemas
- Periodo transitorio: La Agencia Tributaria ha establecido plazos de adaptación para facilitar la transición
Es fundamental que no dejes esta adaptación para el último momento. Los proveedores de software de facturación necesitan tiempo para actualizar sus sistemas, y tú necesitarás familiarizarte con los nuevos procesos.
Requisitos técnicos del sistema verifactu
Los programas de facturación deben cumplir con especificaciones técnicas concretas:
Integridad de los registros
El software debe generar una «huella» o código único para cada factura que impida su modificación posterior. Esto se consigue mediante algoritmos de encadenamiento que vinculan cada factura con la anterior.
Código QR
Cada factura debe incluir un código QR que permita a Hacienda verificar su autenticidad. Este código contiene información cifrada sobre la factura.
Conservación
Las facturas deben conservarse durante el plazo legal establecido (mínimo 4 años) en formato accesible para la Administración.
Trazabilidad
El sistema debe mantener un registro completo de todas las operaciones, permitiendo reconstruir el histórico de facturación sin posibilidad de eliminación.
¿Cómo afecta verifactu a tu día a día?
En la práctica, si utilizas un software de facturación actualizado, el impacto en tu operativa diaria será mínimo:
☑️ Emisión de facturas: Seguirás emitiendo facturas como siempre, pero el programa generará automáticamente los códigos de verificación y QR necesarios.
☑️ Rectificaciones: Si necesitas corregir una factura, deberás emitir una factura rectificativa en lugar de modificar la original.
☑️ Conservación: Tu software se encargará de mantener el registro de forma adecuada, pero debes asegurarte de hacer copias de seguridad regulares.
Pasos para adaptarte a Verifactu
1. Verifica tu software actual
Contacta con tu proveedor de software de facturación para confirmar si su solución cumple o cumplirá con los requisitos de Verifactu antes de la fecha límite.
2. Actualiza o cambia de sistema
Si tu programa actual no va a adaptarse, necesitarás migrar a una solución compatible. Muchos proveedores ofrecen herramientas de migración de datos.
3. Forma a tu equipo
Asegúrate de que todas las personas que emiten facturas en tu empresa conocen los nuevos procedimientos, especialmente en lo relativo a rectificaciones.
4. Revisa tus procesos
Adapta tus procedimientos internos para garantizar que no se intenten modificar facturas ya emitidas, algo que el nuevo sistema impedirá.
Sanciones por incumplimiento
El incumplimiento de las obligaciones de facturación puede conllevar sanciones económicas significativas:
- Infracciones leves: Multas de hasta 1.000 euros
- Infracciones graves: Pueden alcanzar hasta 10.000 euros o más, dependiendo del volumen de facturación afectado
Además, utilizar sistemas de facturación no conformes puede considerarse un indicio de ocultación de operaciones, con las consecuencias tributarias que ello implica.
Ventajas de Verifactu para tu Negocio
Aunque pueda parecer una carga administrativa más, Verifactu también ofrece beneficios:
✅ Mayor seguridad: Tus facturas quedan protegidas contra manipulaciones externas o internas.
✅ Reducción de errores: Los sistemas automatizados minimizan los errores humanos en la facturación.
✅ Transparencia: Facilita las relaciones con clientes y proveedores al garantizar la autenticidad de las facturas.
✅ Agilidad en inspecciones: Si Hacienda requiere información, podrás proporcionarla de forma rápida y fiable.
Preguntas frecuentes
¿Necesito enviar las facturas a Hacienda?
No necesariamente. Verifactu se centra en que tu sistema de facturación cumpla requisitos técnicos. El envío de facturas solo es obligatorio si estás en el régimen de SII
¿Puedo seguir usando facturas en papel?
Si, pero si las generas con un programa informático, ese programa debe cumplir verifactu
¿Qué pasa con las facturas anteriores a la entrada en
Las facturas emitidas antes de la fecha de aplicación no necesitan adaptarse. Verifactu aplica solo a partir de su entrada en vigor.
Cómo podemos ayudarte
En ASESORIA ONLINE ALLGES entendemos que adaptarse a nuevas normativas puede resultar abrumador. Nuestro equipo de asesores fiscales colegiados está preparado para:
- Asesorarte sobre el software de facturación más adecuado para tu actividad
- Gestionar la transición a sistemas compatibles con Verifactu
- Resolver todas tus dudas sobre cumplimiento normativo
- Representarte ante Hacienda si surgen incidencias
No dejes para mañana lo que puedes resolver hoy. La adaptación a Verifactu es obligatoria, pero con el apoyo adecuado puede ser un proceso sencillo que incluso mejore la gestión de tu negocio.
Contacta con nosotros y te ayudaremos a cumplir con Verifactu sin complicaciones, para que puedas centrarte en lo que realmente importa: hacer crecer tu negocio.
