Las empresas tienen un documento fundamental que sirve para poder gestionar y cumplimentar las obligaciones legales de la entidad. Se denomina Libro de Actas y tiene un propósito específico: registrar las decisiones y acuerdos tomados por los órganos que gobiernan y administran la empresa, como el consejo de administración o la junta directiva.
Aunque no siempre se le da la importancia que merece, el Libro de Actas es un documento obligatorio y clave en el día a día de una empresa.
¿Sabes qué debe contener, cuándo se presenta y por qué puede ahorrarte muchos problemas legales?
Allges te lo especifica en esta entrada.
Qué es el libro de actas de una empresa
Un libro de actas de una empresa es un registro oficial y legal de las reuniones, decisiones y acuerdos alcanzados por los órganos de gobierno y administración de la entidad empresarial. Está diseñado para proporcionar un registro de todas las decisiones imprescindibles y las actividades realizadas por la empresa.
El libro de actas sirve como prueba legal de que esas decisiones que se han tomado, son correctas, con el quórum adecuado y respetando siempre los estatutos de la sociedad. Se usa tanto en empresas privadas como públicas y es crucial para garantizar la transparencia, cumplimiento de la legislación y la rendición de cuentas.
¿Es obligatorio para todas las empresas?
Sí, lo es. Según la Ley de Sociedades de Capital y el Reglamento del Registro Mercantil, las sociedades de responsabilidad limitada (SL) y sociedades anónimas (SA), principalmente, están obligados a llevarlo y legalizarlo, una vez se haya cerrado el ejercicio contable.
Debe incluir las actas de:
- Juntas generales ordinarias y extraordinarias.
- Reuniones del consejo de administración, si lo hubiera.
- Otros órganos colegiados si los hay.
Se legaliza presentándolo en formato digital en el Registro Mercantil.
No es necesario llevarlo físicamente encuadernado, pues tan solo necesitas:
- Certificado digital.
- El documento en PDF/A.
- Que esté firmado digitalmente.
¿Qué contiene el libro de actas?
Cada acta debe reflejar:
- Fecha y hora de la reunión: Cada acta debe llevar un registro de la fecha y la hora a la que se realiza la reunión.
- Lista de asistentes: Se debe incluir el nombre de cada persona presente en la reunión, especificando si son miembros de la administración, invitados, asesores legales, miembros del gobierno u otros participantes.
- Orden del día: Se enumeran los temas que se han tratado durante la reunión, pues, te ayuda a mantener el enfoque y te garantiza que se vayan a discutir los temas y asuntos más relevantes.
- Resumen de las discusiones. Se pueden incluir los argumentos a favor o en contra de las decisiones tomadas.
- Decisiones y acuerdos. Se debe especificar y ser preciso en indicar quién vota a favor o en contra y cuál fue el resultado general.
- Firma del presidente o secretario de la reunión y la aprobación de los asistentes o miembros del órgano de gobierno.
Esto aporta transparencia y protección legal para todos los socios.
¿Para qué sirve el libro de actas?
Las funciones y la importancia del libro de actas:
📝
Registrar acuerdos tomados por la empresa de forma oficial.
📚
Aporta seguridad jurídica a las decisiones que han adoptado.
🏛️
Cumplir con la normativa mercantil vigente.
🧾
Demostrar ante terceros como bancos, inversores, notarios o juzgados, que la decisión tomada se eligió de forma legal.
🔍
Evitar los conflictos entre socios en el futuro.
¿Y si no lo llevas al día?
No tener el libro de actas actualizado puede acarrearte problemas como:
- Dificultades para demostrar acuerdos en bancos o juzgados.
- Rechazo de operaciones por parte de registros o notarios.
- Posibles sanciones si se incumple la obligación legal.
Si no sabes si lo estás haciendo bien, si has tenido cambios en los socios y no lo has registrado aún, no dudes en contactarnos.
Revisaremos tu situación y te aconsejaremos.
