La transformación digital ya no es opcional: es una obligación legal
En nuestra siguiente entrada de blog te explicamos cómo digitalizar tu pyme para cumplir con la ley.
La digitalización de las pequeñas y medianas empresas ha dejado de ser una tendencia para convertirse en una exigencia normativa. En los últimos años, la Administración española ha implementado diversas leyes que obligan a las PYMEs a adoptar herramientas digitales para garantizar la transparencia fiscal, la protección de datos y la trazabilidad de las operaciones comerciales.
Si eres autónomo o diriges una PYME, es fundamental que conozcas qué aspectos de tu negocio deben digitalizarse para evitar sanciones y, al mismo tiempo, aprovechar las ventajas que ofrece la tecnología para optimizar tu gestión empresarial.
Principales obligaciones legales de digitalización para PYMEs
1. Facturación electrónica obligatoria
Desde julio de 2024, la Ley Crea y Crece establece la obligatoriedad de emitir facturas electrónicas en las relaciones comerciales entre empresas y autónomos (B2B). Esta medida busca reducir la morosidad, mejorar el control fiscal y facilitar la gestión contable.
Las facturas electrónicas deben cumplir con el formato estructurado que exige la Agencia Tributaria y garantizar su integridad, autenticidad y legibilidad durante todo el periodo de conservación (mínimo 4 años). Además, deben enviarse a través de plataformas certificadas que aseguren la trazabilidad del documento.
¿Qué implica esto para tu PYME?
- Necesitas un software de facturación que genere facturas en formato electrónico estructurado (Facturae o similar).
- Debes conservar las facturas de forma digital y segura.
- Es recomendable integrar tu sistema de facturación con tu contabilidad para automatizar procesos.
2. Llevanza de libros contables digitales
El Reglamento de facturación y la normativa del Impuesto sobre Sociedades obligan a las empresas a llevar sus libros contables de manera digital. Esto incluye el Libro Diario, el Libro de Inventarios y Cuentas Anuales, y los registros de IVA.
La digitalización de estos libros no solo facilita el cumplimiento fiscal, sino que también permite un acceso inmediato a la información financiera de tu empresa, mejorando la toma de decisiones estratégicas.
3. Suministro Inmediato de Información (SII)
Aunque el SII es obligatorio solo para empresas con una facturación superior a 6 millones de euros anuales, muchas PYMEs optan voluntariamente por adherirse a este sistema. El SII requiere el envío de información de facturas emitidas y recibidas a la Agencia Tributaria en un plazo máximo de 4 días naturales.
Adoptar el SII puede ser beneficioso para tu PYME porque:
- Reduces el riesgo de errores en las declaraciones de IVA.
- Tienes tus datos fiscales siempre actualizados en la AEAT.
- Facilitas futuras inspecciones y comprobaciones tributarias.
4. Protección de datos personales (RGPD)
El Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) obliga a todas las empresas que traten datos personales a implementar medidas técnicas y organizativas que garanticen la seguridad de la información.
Para cumplir con el RGPD, tu PYME debe:
- Contar con un registro de actividades de tratamiento de datos.
- Implementar políticas de privacidad claras y accesibles.
- Garantizar el derecho de acceso, rectificación y supresión de datos de clientes y empleados.
- Utilizar herramientas digitales seguras que protejan la información sensible (cifrado, copias de seguridad, control de accesos).
Las sanciones por incumplimiento del RGPD pueden alcanzar hasta 20 millones de euros o el 4% de la facturación anual global, por lo que es crucial digitalizar estos procesos de forma segura.
5. Firma electrónica y certificado digital
La firma electrónica es obligatoria para realizar trámites con la Administración Pública, presentar declaraciones fiscales y firmar contratos digitales con validez legal. Las PYMEs deben disponer de certificados digitales para sus representantes legales y, en muchos casos, para sus empleados.
Existen diferentes tipos de firma electrónica (simple, avanzada y cualificada), pero para la mayoría de trámites empresariales se requiere la firma avanzada o cualificada, que garantiza la identidad del firmante y la integridad del documento.
Herramientas digitales esenciales para cumplir con la ley
Para facilitar el cumplimiento de estas obligaciones legales, tu PYME debe contar con un ecosistema digital que integre las siguientes herramientas:
Software de facturación electrónica
Elige una plataforma que genere facturas en formato estructurado, permita el envío automático a clientes y se integre con tu contabilidad. Asegúrate de que cumpla con los requisitos de la Agencia Tributaria.
Sistema de gestión contable en la nube
Un software contable digital te permite llevar tus libros al día, generar informes financieros en tiempo real y facilitar la presentación de impuestos trimestrales y anuales.
Plataforma de protección de datos
Utiliza herramientas que te ayuden a gestionar el consentimiento de tus clientes, mantener actualizado tu registro de actividades de tratamiento y cumplir con las auditorías de seguridad.
Certificado digital y firma electrónica
Solicita tu certificado digital a través de la FNMT o entidades certificadoras autorizadas. Esto te permitirá realizar trámites con Hacienda, Seguridad Social y otras administraciones de forma ágil y segura.
Sistema de archivo digital
Implementa un sistema de gestión documental que te permita almacenar, clasificar y recuperar facturas, contratos y otros documentos legales de forma rápida y segura, cumpliendo con los plazos de conservación establecidos por ley.
Ventajas de digitalizar tu PYME más allá del cumplimiento legal
Aunque la digitalización es una obligación legal, también representa una oportunidad estratégica para tu negocio:
Ahorro de tiempo
Automatiza tareas administrativas repetitivas y dedica más tiempo a actividades que generen valor.
Reducción de costes
Elimina gastos en papel, impresión, envío postal y almacenamiento físico de documentos.
Mejora en la toma de decisiones
Accede a información financiera actualizada en tiempo real para tomar decisiones más informadas.
Mayor competitividad
Las empresas digitalizadas son más ágiles, eficientes y capaces de adaptarse a cambios del mercado.
Acceso a ayudas y subvenciones
Muchas líneas de financiación pública priorizan proyectos de transformación digital.
¿Por dónde empezar? Pasos prácticos para digitalizar tu PYME
Audita tu situación actual
Identifica qué procesos aún son manuales y cuáles requieren digitalización urgente para cumplir con la ley.
Define tus prioridades
Comienza por las obligaciones legales más urgentes (facturación electrónica, protección de datos).
Elige las herramientas adecuadas
Busca soluciones que se adapten al tamaño y sector de tu empresa, y que ofrezcan soporte técnico.
Forma a tu equipo
La digitalización solo es efectiva si tus empleados saben utilizar las nuevas herramientas.
Cuenta con asesoramiento profesional
Una asesoría especializada puede guiarte en el proceso de digitalización, asegurando que cumples con todas las normativas vigentes.
Conclusión
Digitalizar tu PYME no es solo una cuestión de cumplir con la ley, sino de preparar tu negocio para el futuro. Las empresas que adoptan la tecnología de forma estratégica no solo evitan sanciones, sino que también mejoran su eficiencia, reducen costes y aumentan su competitividad en el mercado.
Si necesitas ayuda para digitalizar tu PYME y asegurarte de que cumples con todas las obligaciones legales, en ALLGES contamos con expertos que te acompañarán en cada paso del proceso. Nuestra plataforma online te ofrece todas las herramientas necesarias para gestionar tu contabilidad, facturación y obligaciones fiscales de forma 100% digital y segura.
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