Perder una factura puede convertirse en un problema importante para un autónomo o una empresa. La factura acredita una compra, un servicio, un ingreso, un gasto y, en muchos casos, el derecho a deducir el IVA soportado.
Sin embargo, una factura perdida no significa necesariamente que se haya perdido definitivamente el derecho a deducir el gasto o el IVA. La normativa permite solicitar determinados duplicados cuando el documento original se ha extraviado.
La forma de actuar dependerá de si la factura perdida es una factura recibida de un proveedor, una factura emitida a un cliente, una factura simplificada o un documento electrónico.
También debe comprobarse si la factura perdida ya se encontraba contabilizada, si fue incluida en una declaración tributaria y si existe otra copia en el programa de facturación, el correo electrónico o el archivo digital.
En esta entrada explicamos qué hacer ante una factura perdida, cómo solicitar un duplicado, qué documentos deben conservarse y qué riesgos existen si Hacienda solicita la factura.
Por qué es importante conservar las facturas
Las facturas permiten acreditar la realidad y las condiciones de una operación.
Una factura contiene normalmente:
- Número y serie.
- Fecha de expedición.
- Datos del emisor.
- Datos del destinatario.
- Descripción de la operación.
- Base imponible.
- Tipo de IVA.
- Cuota tributaria.
- Importe total.
- Fecha de realización de la operación cuando sea distinta.
- Referencias especiales cuando resulten necesarias.
La factura perdida puede afectar a diferentes obligaciones fiscales y contables.
Para el comprador, sirve para justificar:
- La existencia de un gasto.
- La adquisición de un bien.
- La cuota de IVA soportado.
- La fecha de la operación.
- La identidad del proveedor.
- El valor de adquisición.
- Una amortización futura.
- La relación con la actividad.
Para el vendedor, la factura permite acreditar:
- El ingreso.
- El IVA repercutido.
- La identidad del cliente.
- La fecha de devengo.
- El cobro pendiente.
- El cumplimiento de las obligaciones de facturación.
Por eso, una factura perdida debe recuperarse lo antes posible y no esperar a que comience una comprobación tributaria.
Primer paso ante una factura perdida
Antes de solicitar un duplicado, conviene realizar una búsqueda completa.
Una factura perdida puede encontrarse en:
- El correo electrónico.
- La carpeta de descargas.
- El programa de facturación.
- El portal del proveedor.
- La aplicación bancaria.
- La carpeta compartida de la empresa.
- El archivo de la asesoría.
- El sistema de gestión documental.
- La plataforma de comercio electrónico.
- El buzón de una sede electrónica.
- La aplicación desde la que se realizó la compra.
- Una copia de seguridad.
También conviene preguntar a los departamentos que pudieron recibirla:
- Administración.
- Compras.
- Contabilidad.
- Dirección.
- Almacén.
- Recepción.
- Recursos humanos.
Si la factura perdida fue enviada electrónicamente, normalmente puede recuperarse sin necesidad de emitir un documento nuevo.
Diferencia entre copia y duplicado
Una copia es una reproducción de la factura original. Puede consistir en una impresión, un PDF descargado nuevamente o una reproducción obtenida del archivo del proveedor.
Un duplicado es otro ejemplar de la factura emitido en los supuestos permitidos por el Reglamento de facturación.
El artículo 14 del Reglamento de facturación permite expedir duplicados, entre otros casos, cuando se pierde el original por cualquier causa. Los ejemplares duplicados deben hacer constar la expresión “duplicado” y tienen la misma eficacia que los documentos originales correspondientes. Reglamento de facturación publicado en el BOE
Por tanto, ante una factura perdida, el proveedor puede expedir un duplicado válido.
El duplicado no debe confundirse con una factura rectificativa.
Cómo solicitar el duplicado de una factura perdida
Si se trata de una factura recibida, debe contactarse con el proveedor que realizó la operación.
La solicitud debería identificar:
- Nombre o razón social del cliente.
- NIF.
- Fecha aproximada de la compra.
- Número de factura, si se conoce.
- Importe.
- Concepto.
- Medio de pago.
- Establecimiento donde se realizó la operación.
- Correo al que debe enviarse el documento.
Puede utilizarse un mensaje como el siguiente:
“Solicitamos un duplicado de la factura número [número], correspondiente a la operación realizada el [fecha], por importe de [cantidad], debido a la pérdida del documento recibido inicialmente. Rogamos que el ejemplar incluya la mención ‘duplicado’ y mantenga los datos de la factura original”.
El proveedor no debe crear una operación diferente. Tiene que reproducir la factura perdida con sus datos originales y añadir la indicación correspondiente.
Qué debe contener el duplicado
El duplicado de una factura perdida debe mantener los datos de la factura original:
- Mismo número.
- Misma serie.
- Misma fecha de expedición.
- Mismo emisor.
- Mismo destinatario.
- Mismo concepto.
- Misma base imponible.
- Mismo tipo de IVA.
- Misma cuota.
- Mismo importe total.
Además, debe indicar claramente que se trata de un duplicado.
No debería asignarse un número nuevo como si se hubiera realizado una segunda operación. Esto podría duplicar incorrectamente los ingresos y el IVA.
La factura perdida y su duplicado representan una única operación económica.
¿El duplicado permite deducir el IVA?
El duplicado expedido conforme al Reglamento de facturación tiene la misma eficacia que el original.
En consecuencia, puede utilizarse como documento justificativo del derecho a deducir, siempre que:
- Cumpla los requisitos de facturación.
- La operación sea real.
- El IVA resulte deducible.
- El gasto esté relacionado con la actividad.
- El destinatario tenga derecho a deducción.
- No haya transcurrido el plazo para ejercer el derecho.
- La factura se registre correctamente.
La Agencia Tributaria indica que, para deducir el IVA, el empresario debe disponer del documento justificativo válido, como la factura original o el documento que cumpla los requisitos legalmente establecidos. AEAT: justificantes necesarios para deducir el IVA
La factura perdida no debería sustituirse únicamente por un extracto bancario si se pretende deducir el IVA.
El justificante bancario no sustituye a la factura
Un pago por transferencia, tarjeta o domiciliación demuestra que se produjo un movimiento de dinero.
Sin embargo, no acredita necesariamente:
- Qué bien se compró.
- Qué servicio se prestó.
- Qué tipo de IVA se aplicó.
- Qué cuota se soportó.
- Si el destinatario fue la empresa.
- Si la operación estaba relacionada con la actividad.
- Si el emisor era empresario o profesional.
- Si el IVA fue correctamente repercutido.
Por tanto, el justificante bancario puede ayudar a localizar y acreditar una factura perdida, pero no reemplaza automáticamente el documento exigido para deducir el IVA.
Lo recomendable es conservar conjuntamente:
- El duplicado.
- El justificante de pago.
- El pedido.
- El contrato.
- El albarán.
- La correspondencia con el proveedor.
¿Puede deducirse el gasto sin factura?
La deducción de un gasto en el IRPF o en el Impuesto sobre Sociedades exige que esté relacionado con la actividad, se haya registrado correctamente, corresponda al periodo adecuado y se encuentre justificado.
La factura es el medio habitual y principal para justificar el gasto, pero la valoración de la prueba en los impuestos directos puede depender del conjunto de la documentación y de las circunstancias.
Ante una factura perdida pueden resultar útiles:
- Contratos.
- Albaranes.
- Presupuestos aceptados.
- Justificantes de pago.
- Correos electrónicos.
- Pedidos.
- Certificados del proveedor.
- Registros contables.
- Documentos de transporte.
- Pruebas de recepción del servicio.
No obstante, esta documentación no garantiza que Hacienda acepte el gasto. Además, el derecho a deducir el IVA tiene requisitos documentales específicos.
La actuación más segura ante una factura perdida consiste en solicitar un duplicado válido.
Factura perdida que todavía no se había contabilizado
Si la factura perdida no se había contabilizado, debe recuperarse antes de registrar el gasto y deducir el IVA.
Una vez obtenido el duplicado, deberán revisarse:
- La fecha de la operación.
- El ejercicio contable.
- El periodo del IVA.
- El momento en que se recibió el documento.
- El plazo para ejercer la deducción.
- La posible necesidad de corregir la contabilidad.
La factura no debería contabilizarse en una fecha arbitraria para incluirla en el trimestre que resulte más conveniente.
Una factura perdida de un ejercicio anterior puede exigir un tratamiento contable y fiscal específico.
Factura perdida que ya estaba contabilizada
Cuando la factura ya se registró, la pérdida del papel o del archivo no elimina automáticamente el asiento contable.
Sin embargo, la empresa debe recuperar el documento porque podría ser solicitado durante:
- Una comprobación tributaria.
- Una auditoría.
- Una revisión contable.
- Una solicitud de subvención.
- Un procedimiento judicial.
- Una revisión interna.
- Una inspección.
Una factura perdida que ya estaba contabilizada debe sustituirse en el archivo por su duplicado o por una copia válida recuperada del sistema original.
También conviene dejar constancia de:
- Cuándo se detectó la pérdida.
- Cuándo se solicitó el duplicado.
- Quién lo emitió.
- Dónde se archivó.
- Si fue necesario modificar algún dato.
Qué hacer si pierdes una factura emitida
Si la empresa pierde su ejemplar de una factura enviada a un cliente, debe recuperarlo desde el sistema de facturación, la contabilidad, el correo o las copias de seguridad.
No debe emitir una factura nueva con otro número, porque la operación ya fue documentada.
La factura perdida debe conservar:
- Su numeración original.
- Su fecha original.
- Los datos del cliente.
- La base imponible.
- El IVA.
- El importe.
- La descripción.
Si el cliente conserva el documento, puede solicitarse una copia para compararla con los registros internos.
La pérdida de una factura emitida no elimina la obligación de declarar el ingreso y el IVA repercutido.
No emitir una factura rectificativa por una simple pérdida
La factura rectificativa se utiliza cuando:
- La factura original no cumple los requisitos obligatorios.
- La base imponible debe modificarse.
- Las cuotas de IVA se calcularon incorrectamente.
- Existe una devolución.
- Se aplica un descuento posterior.
- La operación queda sin efecto.
- Se produce un supuesto legal de modificación.
La pérdida del documento no modifica la operación. Por ello, una factura perdida debe recuperarse mediante una copia o un duplicado, no mediante una factura rectificativa.
La Agencia Tributaria explica los casos en los que procede emitir una factura rectificativa. AEAT: facturas rectificativas
Emitir una rectificativa sin causa puede alterar incorrectamente el IVA declarado.
Qué hacer si el proveedor ha cerrado
Recuperar una factura perdida resulta más complicado cuando el proveedor ha cesado su actividad.
Conviene intentar:
- Contactar con el antiguo administrador.
- Contactar con el liquidador.
- Consultar al profesional que llevaba su contabilidad.
- Revisar el correo electrónico.
- Descargar documentos del área de clientes.
- Localizar la factura en plataformas intermediarias.
- Revisar copias de seguridad.
- Solicitar información al establecimiento.
- Recuperar los albaranes.
- Recopilar justificantes bancarios.
Si no puede obtenerse un duplicado, deberá reunirse toda la documentación alternativa disponible.
La aceptación fiscal dependerá del impuesto, de la calidad de las pruebas y de la realidad de la operación.
La existencia de una factura perdida no autoriza a crear el documento por cuenta propia ni a imitar el formato del proveedor.
Qué hacer si el proveedor se niega a enviar un duplicado
La primera opción es presentar la solicitud por escrito y conservar la prueba del envío.
En la comunicación deben incluirse los datos necesarios para localizar la factura perdida.
Si el proveedor continúa negándose, pueden reunirse:
- Presupuesto.
- Pedido.
- Albarán.
- Contrato.
- Justificante de pago.
- Correos.
- Datos identificativos.
- Prueba de entrega.
- Solicitudes realizadas.
Dependiendo de la importancia de la operación, puede enviarse un requerimiento formal.
El empresario que realizó una operación sujeta a la obligación de facturar debe cumplir las normas de expedición y conservación aplicables.
Factura simplificada perdida
Las facturas simplificadas, conocidas tradicionalmente como tickets, también pueden perderse.
Para recuperar una factura simplificada perdida conviene aportar al establecimiento:
- Fecha de compra.
- Hora aproximada.
- Importe.
- Número del terminal.
- Medio de pago.
- Productos adquiridos.
- Establecimiento.
- Últimos dígitos de la tarjeta.
El comercio puede localizar la operación en su sistema y expedir el duplicado correspondiente.
Para deducir el IVA mediante una factura simplificada, el documento debe incluir determinados datos adicionales, como el NIF y el domicilio del destinatario y la cuota repercutida de forma separada, cuando este lo exija para ejercer un derecho tributario.
Por tanto, ante una factura perdida puede ser necesario solicitar una factura completa o un duplicado con todos los datos exigidos.
Tickets de combustible
Los justificantes de combustible generan problemas frecuentes porque pueden deteriorarse o extraviarse.
Un movimiento de la tarjeta bancaria no es suficiente por sí solo para identificar:
- El vehículo.
- El tipo de combustible.
- La base imponible.
- La cuota de IVA.
- El destinatario.
- La relación con la actividad.
Ante una factura perdida de combustible debe contactarse con la estación de servicio o acceder al sistema de facturación de la tarjeta profesional.
También conviene utilizar sistemas de facturación periódica que agrupen los repostajes y eviten depender de tickets en papel.
Facturas de restaurantes, hoteles y viajes
Cuando se pierde una factura de restaurante, alojamiento o desplazamiento, debe pedirse un duplicado al establecimiento.
Además de recuperar la factura perdida, la empresa debe acreditar la relación del gasto con la actividad.
Puede conservar:
- La convocatoria de la reunión.
- El nombre del cliente.
- La agenda profesional.
- El motivo del viaje.
- Los billetes.
- La inscripción en un evento.
- El informe de gastos.
- La autorización interna.
Tener una factura formalmente correcta no convierte automáticamente un gasto personal en deducible.
La realidad, necesidad y relación con la actividad también deben justificarse.
Facturas recibidas por correo electrónico
Si la factura se recibió electrónicamente, el archivo PDF o electrónico es el documento que debe conservarse.
Imprimir una copia y perderla no significa necesariamente que exista una factura perdida si el archivo original sigue disponible.
Conviene conservar:
- El correo original.
- El archivo adjunto.
- Los datos de descarga.
- La firma electrónica, si existe.
- El sistema de validación.
- Las copias de seguridad.
La documentación electrónica debe mantenerse legible, accesible e íntegra durante todo el periodo de conservación.
Facturas descargadas desde plataformas
Muchas facturas se obtienen desde plataformas como:
- Tiendas online.
- Proveedores de software.
- Operadores de telefonía.
- Servicios energéticos.
- Aplicaciones publicitarias.
- Plataformas de alojamiento.
- Servicios de transporte.
- Proveedores en la nube.
Ante una factura perdida debe revisarse primero el historial de facturación de la plataforma.
No conviene confiar en que el proveedor mantendrá los documentos disponibles indefinidamente. La empresa debe descargar y conservar sus propias copias.
Una captura de pantalla del cargo no siempre contiene todos los datos de una factura válida.
¿Puede utilizarse una captura de pantalla?
Una captura puede ayudar a demostrar que se realizó un pedido o que existió un cargo.
Sin embargo, puede no mostrar:
- La identificación fiscal del proveedor.
- El número de factura.
- La base imponible.
- La cuota de IVA.
- La fecha de expedición.
- Los datos del destinatario.
- La descripción completa.
Por tanto, una captura no debería considerarse la solución definitiva ante una factura perdida.
Debe intentarse obtener el archivo completo o el duplicado emitido por el proveedor.
Facturas comunicadas mediante el SII
Las empresas incluidas en el Suministro Inmediato de Información remiten determinados registros de facturación a la Agencia Tributaria.
Estos registros contienen información sobre las facturas, pero no significan necesariamente que Hacienda conserve una copia completa del documento original.
El libro registro del SII no debe utilizarse como sustituto general de la obligación de conservar facturas.
Ante una factura perdida debe recuperarse el documento completo, aunque algunos datos aparezcan en los registros fiscales.
La comunicación de datos a la Agencia Tributaria tampoco corrige una factura incompleta.
Plazo para deducir el IVA
El derecho a deducir el IVA caduca, con carácter general, a los cuatro años desde su nacimiento.
Sin embargo, para ejercerlo es necesario disponer del documento justificativo.
La Agencia Tributaria señala que el derecho a la deducción caduca a los cuatro años y utiliza expresamente como ejemplo el caso de facturas perdidas que se localizan posteriormente. AEAT: cuándo puede deducirse el IVA
Por tanto, si aparece una factura perdida dentro del plazo, puede ser posible deducir el IVA en una autoliquidación posterior, siempre que se cumplan los requisitos.
Si han transcurrido más de cuatro años, el derecho puede haber caducado.
No debe confundirse este plazo con los periodos durante los cuales la empresa está obligada a conservar la documentación.
Cuánto tiempo deben conservarse las facturas
La normativa tributaria establece, con carácter general, un plazo de prescripción de cuatro años.
No obstante, los empresarios deben considerar también el plazo mercantil.
El Código de Comercio obliga a conservar los libros, correspondencia, documentación y justificantes del negocio durante seis años desde el último asiento realizado. Código de Comercio y legislación complementaria
Por ello, una factura perdida puede continuar siendo necesaria aunque hayan transcurrido cuatro años desde la operación.
Además, algunos documentos deben conservarse durante más tiempo si están relacionados con:
- Activos amortizables.
- Inmuebles.
- Bases imponibles negativas.
- Deducciones pendientes.
- Subvenciones.
- Operaciones a plazos.
- Bienes de inversión.
- Procedimientos tributarios.
- Litigios.
- Operaciones vinculadas.
La Agencia Tributaria también exige conservar las facturas recibidas y las copias o matrices de las emitidas durante los plazos aplicables. AEAT: obligación de conservar facturas
Qué ocurre si Hacienda solicita una factura que se ha perdido
Durante una comprobación, Hacienda puede solicitar el documento que justifica un gasto o una deducción de IVA.
Si la empresa no puede aportar la factura perdida, la Administración podría:
- Rechazar la deducción del IVA.
- Cuestionar el gasto.
- Regularizar la declaración.
- Exigir intereses de demora.
- Iniciar un procedimiento sancionador.
- Solicitar información al proveedor.
- Revisar otras operaciones.
El resultado dependerá de los hechos, el impuesto y las pruebas existentes.
Aportar un duplicado válido, el pago, el contrato y el albarán ofrece una posición mucho más sólida que limitarse a afirmar que la factura existió.
Cómo actuar si la pérdida se detecta durante una inspección
Si se descubre la factura perdida durante una comprobación, debe actuarse inmediatamente.
Los pasos recomendables son:
- Solicitar el duplicado al proveedor.
- Conservar la solicitud enviada.
- Informar a la asesoría.
- Reunir pruebas de la operación.
- Comprobar el asiento contable.
- Revisar el IVA deducido.
- Entregar el duplicado dentro del plazo concedido.
- Explicar de forma clara la incidencia.
No conviene modificar, reconstruir o fabricar el documento.
Si el proveedor tarda en responder, puede aportarse la solicitud para demostrar que se está intentando recuperar la factura perdida.
Pérdida por robo, incendio o inundación
Cuando las facturas desaparecen por una circunstancia extraordinaria, debe documentarse la incidencia.
Pueden conservarse:
- Denuncia.
- Parte de bomberos.
- Informe del seguro.
- Fotografías.
- Informe técnico.
- Comunicación interna.
- Inventario de documentos afectados.
- Solicitudes de duplicados.
- Copias de seguridad recuperadas.
Estas pruebas no sustituyen automáticamente cada factura perdida, pero permiten acreditar la causa de la desaparición y la diligencia de la empresa.
Debe iniciarse cuanto antes un proceso de recuperación de documentos con proveedores y clientes.
Factura perdida con datos personales
Una factura puede contener:
- Nombre y apellidos.
- DNI o NIF.
- Dirección.
- Datos bancarios.
- Información sobre consumos.
- Datos profesionales.
- Información especialmente sensible según la operación.
Si la factura perdida puede haber sido vista o recogida por una persona no autorizada, debe analizarse si se ha producido una brecha de seguridad de datos personales.
La empresa deberá valorar:
- Qué información contenía.
- Quién podía acceder.
- Cuántas personas están afectadas.
- Qué consecuencias podrían producirse.
- Si debe notificarse a la Agencia Española de Protección de Datos.
- Si debe informarse a las personas afectadas.
Cuando una brecha puede suponer un riesgo para los derechos y libertades de las personas, la notificación a la autoridad de control debe realizarse, cuando proceda, sin dilación indebida y, si es posible, dentro de las 72 horas desde que se tiene constancia. AEPD: notificación de brechas de datos personales
Por tanto, una factura perdida no es únicamente un problema tributario.
Cómo evitar volver a perder una factura
La mejor forma de gestionar una factura perdida es prevenir la pérdida.
Centralizar la recepción
Todas las facturas pueden recibirse en una dirección específica, como:
facturas@empresa.es
Digitalizar inmediatamente
Los documentos en papel deben escanearse siguiendo un procedimiento organizado.
Utilizar un programa de gestión
El programa puede asociar cada factura con:
- Proveedor.
- Fecha.
- Importe.
- Pago.
- Asiento.
- Proyecto.
- Centro de coste.
Crear copias de seguridad
No debe existir una única copia del archivo.
Establecer una nomenclatura
Por ejemplo:
2026-09-15_Proveedor_NumeroFactura_Importe.pdf
Limitar el acceso
Los permisos reducen el riesgo de borrados y modificaciones.
Revisar facturas pendientes
La conciliación bancaria permite localizar pagos que no tienen factura asociada.
Solicitar facturas periódicamente
No conviene esperar al final del trimestre para reclamar todos los documentos.
Estas medidas reducen considerablemente la posibilidad de tener una factura perdida.
Protocolo interno ante facturas perdidas
Una empresa puede establecer un procedimiento sencillo:
1. Comunicar la pérdida
El trabajador informa al departamento de administración.
2. Buscar el documento
Se revisan correos, plataformas, archivos y copias de seguridad.
3. Comprobar el registro
Se verifica si la factura perdida ya se contabilizó o declaró.
4. Solicitar el duplicado
Se contacta por escrito con el proveedor.
5. Verificar el documento recibido
Debe mantener los datos originales e indicar que es un duplicado.
6. Archivar las pruebas
Se conserva el correo de solicitud y la respuesta.
7. Corregir posibles errores
Se revisan el IVA, la contabilidad y el pago.
8. Registrar la incidencia
La empresa deja constancia de la factura perdida y de su recuperación.
Este protocolo ayuda a evitar duplicidades y mejora el control interno.
Errores frecuentes ante una factura perdida
Crear una factura por cuenta propia
El destinatario no puede fabricar una factura del proveedor para justificar el gasto.
Pedir una factura nueva con otra numeración
La operación ya fue realizada. Lo correcto es solicitar un duplicado con los datos originales.
Emitir una factura rectificativa
La pérdida no es una causa de rectificación si la factura original era correcta.
Declarar únicamente con el pago bancario
El movimiento bancario no sustituye los requisitos documentales del IVA.
Registrar dos veces el duplicado
El duplicado no representa una segunda compra. No debe contabilizarse ni deducirse de nuevo.
Cambiar la fecha
La fecha del duplicado no debe utilizarse para alterar artificialmente el momento de la operación.
Esperar a una inspección
Cuanto más tiempo transcurra, más difícil puede resultar localizar al proveedor.
Ignorar una pérdida de datos
Si la factura contiene información personal y ha quedado expuesta, debe analizarse como posible brecha de seguridad.
Conservar solamente papel
Un archivo digital organizado y con copias de seguridad reduce el riesgo de pérdida física.
Conservar solamente una copia digital
Una avería, un ataque o un borrado puede hacer desaparecer toda la documentación.
Checklist para recuperar una factura perdida
Cuando se detecte una factura perdida conviene comprobar:
- ¿Es una factura emitida o recibida?
- ¿Existe en el correo?
- ¿Puede descargarse desde una plataforma?
- ¿Está en el programa contable?
- ¿La conserva la asesoría?
- ¿Se contabilizó?
- ¿Se dedujo el IVA?
- ¿Existe justificante bancario?
- ¿Se conoce el proveedor?
- ¿Puede solicitarse un duplicado?
- ¿El duplicado contiene la mención correspondiente?
- ¿Mantiene el mismo número y fecha?
- ¿Se ha evitado contabilizarlo dos veces?
- ¿Continúa abierto el plazo de deducción?
- ¿Existe algún procedimiento tributario?
- ¿La pérdida afecta a datos personales?
- ¿Se ha guardado una copia de seguridad?
Esta lista permite gestionar una factura perdida de forma ordenada.
Conclusión
Cuando aparece una factura perdida, el primer paso debe ser buscarla en todos los archivos físicos y electrónicos de la empresa.
Si no puede recuperarse, debe solicitarse un duplicado al proveedor. El duplicado debe reproducir los datos de la factura original, incluir la indicación “duplicado” y no representar una operación nueva.
La factura perdida no debe sustituirse mediante una factura rectificativa, salvo que también exista una causa real de rectificación.
Un extracto bancario ayuda a acreditar el pago, pero no sustituye automáticamente a la factura necesaria para deducir el IVA.
Si la factura perdida ya estaba contabilizada, debe recuperarse igualmente para mantener completo el archivo documental y atender posibles comprobaciones.
También hay que revisar los plazos. El derecho a deducir el IVA caduca generalmente a los cuatro años, mientras que la normativa mercantil obliga a conservar documentación empresarial durante seis años, sin perjuicio de plazos superiores.
En Allges ayudamos a autónomos y empresas a revisar una factura perdida, solicitar la documentación adecuada, corregir errores contables y responder ante posibles requerimientos de la Agencia Tributaria.
FAQ´s
¿Qué debo hacer ante una factura perdida?
Debes buscarla en el correo, el programa contable y las plataformas utilizadas. Si no aparece, solicita un duplicado al proveedor.
¿Un duplicado tiene la misma validez?
Sí. Cuando se expide conforme al Reglamento de facturación, indica su condición de duplicado y reproduce los datos originales, tiene la misma eficacia que el original.
¿Puedo deducir el IVA con un extracto bancario?
El extracto acredita el pago, pero no sustituye por sí solo a la factura exigida para justificar el derecho a deducir el IVA.
¿Debe ponerse una fecha nueva al duplicado?
El duplicado debe reproducir los datos de la factura original y dejar claro que es otro ejemplar de la misma operación. No debe tratarse como una venta nueva.
¿Hay que contabilizar otra vez el duplicado?
No. Si la factura perdida ya estaba contabilizada, registrar nuevamente el duplicado produciría una duplicidad incorrecta.
¿Puedo emitir una factura rectificativa porque se ha perdido la original?
No por el simple hecho de la pérdida. Una factura rectificativa se emite cuando existe un error o una causa legal de modificación.
¿Qué ocurre si el proveedor ha cerrado?
Deben agotarse las vías para localizarlo y reunir todas las pruebas disponibles. La aceptación fiscal dependerá de las circunstancias y del impuesto.
¿Cuánto tiempo tengo para deducir el IVA?
El derecho a deducir caduca, con carácter general, a los cuatro años desde su nacimiento, siempre que se disponga del justificante válido y se cumplan los demás requisitos.
¿Una factura perdida puede generar una sanción?
La pérdida no implica automáticamente una sanción, pero la falta de justificación puede provocar que Hacienda rechace el gasto o el IVA y regularice la declaración.
¿Qué sucede si la factura contenía datos personales?
Debe analizarse si existe una brecha de seguridad y si procede adoptar medidas, notificarla a la AEPD o informar a los afectados.
